Jeśli chcemy zorganizować konferencję lub szkolenie, czeka nas wiele działań, które powinniśmy rozpocząć kilka miesięcy wcześniej, w zależności od wagi wydarzenia. Podstawą działań jest ustalenie liczby osób, które mają wziąć udział w konferencji lub szkoleniu. Kolejne istotne zagadnienia, na które powinniśmy sobie odpowiedzieć, udzielić odpowiedzito: Jaka liczba uczestników szkolenia lub konferencji nas satysfakcjonuje, aby organizacja tego wydarzenia stała się sukcesem? Czy program konferencji będziepodzielony na 2 lub 3 dni, czy tylko na kilka godzin? Jaki mamy budżet? W odpowiedzi na te pytania bardzo pomocny okaże się program, jak najszczegółowiej rozpisany na godziny.

Jeśli organizujemy szkolenie, warto porozmawiać z szkoleniowcami i trener, ile czasu zajmie im zrealizowanie określonej tematyki szkolenia i czy dawka wiedzy, jaką chcą przekazać, nie przemęczy zanadto uczestników. Zajęcia powinniśmy układać blokami tematycznymi, przewidując przerwy na kawę lub posiłek. Magnesem dla uczestników może być wieczór integracyjny, wyjście do opery lub spacer po mieście.
Jeśli organizujemy konferencję, musimy szczegółowo określić jej tematykę i poświęcić czas na stworzenie listy występujących na niej specjalistów. Jeśli zależy nam na uznanych autorytetach z danej branży, musimy ich powiadomić dużo wcześniej, a w budżecie wziąć pod uwagę kwoty honorariów. Jeśli mamy ograniczone środki, możemy pokusić się o sponsoring firm z branży w zamian za czas na zaprezentowanie ich oferty. Zarówno stworzenie listy osób mających odczyty, jak i uczestników konferencji to bardzo czasochłonne przygotowania. Na koniec pozostaje opracowanie materiałów, które zamierzamy wręczyć uczestnikom.
Mając pełną listę uczestników konferencji, lub chociaż ich liczbę, należy rozpocząć poszukiwania miejsca szkolenia lub konferencji. Jeżeli nie mamy własnej sali konferencyjnej, albo zamierzamy zorganizować nasze wydarzenie(zobacz pokazy laserowe) w innym mieście, np. Wrocławiu, trzeba po prostu wrzucić w wyszukiwarkę frazy: sale konferencyjne wrocław , sale szkoleniowe wrocław, sale do wynajęcia Wrocław. Otrzymamy pokaźny wybór firm oferujących te usługi. Wybierajmy miejsce świadomie, bo rozrywki, jakie oferuje metropolia, mogą zaprzątnąć uwagę uczestników konferencji. Wybierajmy sale szkoleniowe- np. , z klimatyzacją, jeśli szkolenie będzie odbywało się latem, z nowoczesnym wyposażeniem, możliwością noclegu i cateringu, z dostępem do internetu – najlepiej bezprzewodowo. Wiele firm świadczących usługi wynajmu sal konferencyjno-szkoleniowych oferuje pełen zakres usług – zdajmy się na nie, sami zajmując się kwestiami PR, czyli jak najszerszym powiadomieniem o szkoleniu lub konferencji, oraz stroną merytoryczną wydarzenia.