Papierowy obieg dokumentów powoduje, iż wydłużony zostaje proces akceptacji dokumentów. Faktury trafiają późno do księgowości, co może się wiązać z ryzykiem naliczania odsetek albo brakiem możliwości odliczenia VAT w najbliższym realnym okresie.

Dodatkowo firma nie posiada konkretnych danych potrzebnych do celów kierowania a także sprawozdawczości, bo niezarejestrowane faktury bywają przetrzymywane u pracowników.

Trudno jest także określić kto jest bieżącym posiadaczem faktur, chyba, że stosuje się niewydajną papierową rejestrację dokumentów.

Spodobał Ci się ten tekst? Jeśli tak, poznaj dodatkowe informacje, jakie z zaangażowaniem opisaliśmy w najnowszym artykule (http://mpgold.pl/jak-sprawdzic-utentycznosc-sztabki-zlota/).

Wszelkie sytuacje wymagające konsultacji pomiędzy pracownikami, czy konieczności nagłego działania (na przykład wstrzymania płatności albo wyjątkowej natychmiastowej zapłaty) nastręczają podjęcia ponadplanowych działań np. wysyłki maili albo telefonów. Workflow faktur skutecznie eliminuje wymienione wyżej nieefektywności. W trakcie standardowego obiegu faktury zakupu będą przekazywane "z rąk do rąk" do właściwych pracobiorców organizacji, odpowiedzialnych za ich akceptację i stosownie przez nich kodowane dla zamiarów odpowiedniego zakwalifikowania wydatków. W czasie owego procesu pracownicy mogą przypisać im właściwe MPK, numery projektu, bądź inne klasyfikatory albo znaczniki stosowane w organizacji na wymogi działu controllingu. Informacje owe można jednakże zbierać w banalny sposób w systemie. Dzięki takiemu rozwiązaniu unika się podpisów ręcznych składanych w celach zatwierdzenia.

Workflow faktur pozwoli na elastyczne budowanie ścieżek obiegu dokumentów. Konfiguracja faz zatwierdzania, daje też opcję stworzenia kilku poziomów akceptacji.

Cechą charakterystyczną systemu MDDP do elektronicznego obiegu faktur będzie to, że przy zastosowaniu możemy ustawić w nim bezgraniczną ilość poziomów (kroków) zatwierdzania w zależności od tego, ilu z nich potrzebuje Klient.