Po pierwsze sale konferencyjne w tym mieście są różne wielkości, każda jest we właściwy sposób wyposażona i są rozlokowane w całym mieście. Tak, więc przy wybieraniu sali na konferencję wszystko jest zależne do typu konferencji i od ilości osób, które zostaną na taką konferencję zaproszone. Jeżeli jest to sala konferencyjna warszawa centrum trwająca jeden dzień, to organizatorzy muszą zadbać tylko o świetną lokalizację sali konferencyjnej, ale jeśli wychodzi na to, że to konferencja , która trwa więcej niż jeden dzień, to jedynie sala konferencyjna to nie wszystko.



Należy pomyśleć o posiłkach, miejscach do spania, a wtedy zamiast sali na konferencję należy poszukać w Krakowie lub pod tą miejscowością odpowiedniego ośrodka konferencyjnego. Co ważne powinniśmy to zrobić z pewnym wyprzedzeniem, bo Kraków to miasto, gdzie stale się coś zmienia, więc z terminami wynajęcia sal czy ośrodków konferencyjnych nie zawsze będzie łatwo. Ośrodki konferencyjne w naszym kraju ( najlepsze z nich). W Polsce w każdym większym mieście jest kilka sal konferencyjnych, które możemy wynająć i są też ośrodki konferencyjne, które świetnie sprawdzają się, kiedy spotkanie konferencyjne ma trwać więcej niż 1 dzień.

Takie zjazdy konferencyjne muszą być przemyślane ze wszystkimi szczegółami, ale dzięki temu, że są ośrodki konferencyjne spora część całego wymyślania nam odpada. Trzeba tylko zająć się tylko rezerwacją terminu w wybranym ośrodku, sprawdzeniem czy wszystko w nim naprawdę wygląda tak jak trzeba, czy sale konferencyjne są odpowiedniej wielkości i czy są dobrze wyposażone. Poza tym musimy upewnić się na ile osób można wziąć noclegi i jak prezentuje się oferta związana z jedzeniem. Później będzie trzeba tylko wysłać zaproszenia wszystkim prelegentom i słuchaczom i postarać się by klimat całej konferencji okazał się w porządku.