Aktualnie coraz więcej przedsiębiorstw nie magazynuje już dokumentów w postaci papierowej. Jest to przede wszystkim niewygodne oraz niekomfortowe. Nikomu nie chce się w późniejszym czasie kartkować sterty papierów w starym i zakurzonym archiwum, jeśli poszukujemy jednego świtka.

Kiedy firma wykorzystuje z drukowanych faktur, to mają one dotrzeć najpierw do osoby, która zakupiła konkretny produkt albo usługę, aby ona je opisała, później do przyjęcia przez dyrektora, a dopiero na końcu do księgowości, gdzie są wprowadzane do programu.