Zdecydowana większość będzie dysponować jakimiś mniejszymi lub większymi pomieszczeniami, w których może zorganizować nieduże spotkanie z pracownikami czy klientami. Często jednak się okazuje, że potrzeba zrobić coś znacznie większego, a pomieszczenia te są za małe, z nieodpowiednim wyposażeniem, lub z jakiegoś innego powodu ktoś nie zechce ich wykorzystywać. W takim przypadku należy się rozglądnąć za jakąś salą konferencyjną, jaką będzie można wynająć i tam wszystko zorganizować.