Żeby udoskonalić efektywność pracy firmy, relacje z jej środowiskiem, potrzebne jest wdrożenie instrumentów wspomagających pracę grupową i skuteczną rotację informacji między uczestnikami danej organizacji.

Takie funkcje wspierają rozstrzygnięcia z obrębu dokumentów i zarządzania procesami. Dzięki przeznaczeniu dzisiejszej technologii nie wszystkie zadania muszą być realizowane za pomocą ludzkich rąk. Obowiązki powinny zostać zautomatyzowane, co daje przedsiębiorstwom sposobność zaoszczędzenia czasu i ograniczenia kosztów połączonych z nakładami pracy ludzkiej.

Workflow faktur kieruje przepływem faktur cyfrowo, przerabiając postępowanie z ręcznego obiegu na jego elektroniczny odpowiednik. System workflow umożliwia firmie uwolnienie czasu, jaki wcześniej był wykorzystywany do ręcznego procesowania dokumentów. Jak każda metoda, także workflow ma swój czytelny początek i zakończenie. Pierwszym etapem jest przeważnie zdefiniowanie procesu. W tym miejscu podejmuje się rozstrzygnięcia które dotyczą zaangażowanych załóg pracowniczych, charakterystyki projektu, oraz podziału prac.

Kolejnym składnikiem jest wdrożenie procesu. Zaczyna się praca (zobacz oferty pracy za granicą) pojedynczych grup pracowników nad czynionym zadaniem. Równocześnie wykorzystywane oprogramowanie udostępnia innym eksploatatorom statusy działań do wykonywania w postaci aplikacji. W każdym momencie program analizuje warunki na tranzycjach, oraz podejmuje decyzje odnośnie następnej aktywności.

Zastosowanie właściwego oprogramowania do zarządzania przepływem pracy przekłada się na bardziej odpowiednie kierowanie i monitorowanie przepływu prac.