Jeśli chcemy zorganizować konferencję lub szkolenie, czeka nas wiele działań, które powinniśmy rozpocząć wiele tygodni wcześniej, w zależności od wagi wydarzenia. Podstawą działań jest ustalenie liczby osób, które mają wziąć udział w konferencji lub szkoleniu. Kolejne istotne zagadnienia, na które powinniśmy sobie odpowiedzieć, udzielić odpowiedzito: Jaka liczba uczestników szkolenia lub konferencji nas satysfakcjonuje, aby organizacja tego wydarzenia stała się sukcesem? Czy program konferencji będziepodzielony na 2 lub 3 dni, czy tylko na kilka godzin? Jakim budżetem dysponujemy? W odpowiedzi na te pytania bardzo pomocny okaże się plan konferencji lub szkolenia, w miarę możliwości szczegółowo rozpisany na godziny.